study kasus 1 sistem informasi akuntansi

Study Kasus 1

Respon Brad : System yang kita miliki saat ini berjalan dengan baik. Saat ini, depatrtemen penjualan dan penggajian mengonversi file akuntansi mereka ke dalam teks ASCII dan kemudian mengirim file tersebut ke gedung utama dengan memanfaatkan local area network.

Argumentasi Kelompok

Sistem yang digunakan oleh khususnya departemen penjualan dan penggajian dalam menyediakan dan mengkomunakasikan informasi masih hanya menggunakan jaringan area network lokal yang daya jangkaunya sempit dan terbatas hanya untuk divisi arco saja. Hal ini tentu saja tidak sejalan dengan kemajuan sistem informasi saat ini dengan semakin kompetitifnya dunia bisnis. Perusahaan dituntut untuk memiliki dan mengembangkan sistem informasi yang handal. System informasi yang mampu memenuhi kebutuhan para pengguna dimana dan kapan pun mereka butuhkan.  Jika hanya dalam konteks mengonversi file ke ASCII dan mengirimnya ke gedung utama dengan local area network, dilihat dari salah satu tujuan system informasi adalah menyediakan informasi bagi para pengguna maka apa yang saat ini dilakukan oleh departemen penjualan dan penggajian belum memenuhi tujuan tersebut.

Katakan saja salah satu laporan (output informasi) yang dihasilkan oleh departemen penjualan adalah laporan penjualan periodik—bulanan, triwulan, semester, dan tahunan. Beberapa pengguna yang membutuhkan akan mengalami kesulitan untuk mengaksesnya karena hanya memanfaatkan local area network untuk mengirimnya ke satu pengguna yang berada di gedung utama saja, dan itu tidak akan mampu diakses dengan cepat oleh kantor pusat di Chicago. Lalu bagaimana jika perusahaan menginginkan pihak-pihak tertentu (pihak eksternal) bisa mengakses informasi-informasi tertentu semisal apa yang dihasilkan oleh departemen ini. Dikhawatirkan accessibility informasi akan sulit disediakan.

Salah satu sisi positif dari system yang kini dijalankan adalah dari sisi keamanan informasi, dimana informasi dienkripsi ke dalam format ASCII (chipertext) kemudian hanya menggunakan LAN  yang memungkinkan informasi tidak bisa diakses dan dimodifikasi oleh para cracker yang biasa beraksi dengan computer yang tersambung ke internet.

Betty : Brad, yang ada sekarang merupakan system yang ketinggalan zaman. Saat ini, kita menggunakan berbagai format file yang tidak kompatibel satu dengan yang lain. Lebih parah lagi, kita menghabiskan banyak tenaga untuk mengirimkan disket berisi file penggajian ke Chicago setiap minggu supaya mereka dapat menyelesaikan perhitungan pajak dan mengirimkan cek untuk membayar gaji karyawan. Yang kita butuhkan adalah intranet yang dapat terhubung ke internet. Intranet dan internet dapat membantu kita untuk beralih ke format file yang kompatibel. Kita juga dapat membuat server sehingga orang-orang di Chicago dapat mengakses setiap data akuntansi yang mereka butuhkan, kapan saja mereka membutuhkannya. Tidak perulu lagi mengirim disket secara rutin ke Chicago.

Argumentasi Kelompok

Kami sependapat dengan argument dari Betty. System yang saat ini dilaksanakan oleh Arco jelas akan membuat perusahaan tertinggal jauh dari para pesaing. Proses komunikasi data antara divisi arco dengan induk perusahaan di Chicago. Penggunaan disket sebagai media untuk menyediakan informasi bagi pusat sangat tidak efektif dan memakan tenaga dan waktu yang lama untuk skala saat ini yang sudah serba mudah dan cepat dengan internet. Padahal intranet dan internet bisa menjadi solusi untuk masalah ini, mereka bisa mengirim data (laporan) dengan waktu yang cepat, mudah, dan less cost dibandingkan dengan cara manual seperti yang saat ini dilakukan.

Konsep server privat yang dikemukakan oleh betty juga sangat cerdas dan memang dibutuhkan oleh perusahaan untuk pengembangan system informasi yang lebih baik. Accessibitas atau ketersediaan informasi seperti yang diharapkan dari desain system informasi bagi para pengguna akan menjadi hal esensial untuk memajukan perusahaan. Dimana, orang-orang di Chicago atau dimanapun akan bisa mengakses informasi yang disediakan oleh Arcoo meskipun harus merupakan orang-orang yang telah diotorisasi.

Brad Menjawab : sepertinya itu ide yang konyol, system yang kita miliki saat ini cukup baik. Tetapi rencanamu bisa-bisa membutuhkan banyak uang, menyebabkan ketegangan dan stress, dan akan menciptakan peluang bagi hacker. Hasil akhirnya bisa jadi bencana besar.

Argumentasi Kelompok

Sebuah konsekwensi memang ketika perusahaan memutuskan untuk mengembangkan suatu system informasi yang modern. Tidak ada biaya yang murah untuk itu, tetapi pengembangan suatu system informasi merupakan suatu investasi seperti halnya proyek lainnya. Investasi berarti dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa akan datang. Untuk itu, menurut kami nampaknya Brad perlu mempelajari teknik analisis biaya/manfaat untuk mematahkan kekhawatirannya akan biaya yang banyak.

Adapun biaya untuk pengembangan system informasi meliputi biaya pengadaan, biaya persiapan operasi, biaya proyek, biaya operasi dan perawatan. Biaya-biaya ini pada umumnya dapat dihitung dengan satuan uang sehingga jelas pengeluaran yang akan dikeluarkan untuk mendapatkan system informasi yang baik. Sementara komponen manfaat bisa berupa manfaat mengurangi biaya, mengurangi kesalahan-kesalahan, meningkatkan kecepatan aktivitas, meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen. Bahkan secara praktis, manfaatnya bisa berupa :

-          Pengurangan-pengurangan biaya operasi

-          Pengurangan kesalahan-kesalahan proses

-          Pengurangan biaya telekomunikasi

-          Peningkatan penjualan

-          Pengurangan biaya persediaan

-          Pengurangan kredit tak tertagih

-          Peningkatan pelayanan lebih baik

-          Peningkatan kepuasan kerja personil

-          Pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik

Meskipun beberapa dari komponen manfaat yang sulit dinyatakan dalam satuan uang, namun dengan berbagai teknik, misalnya dengan estimasi hal ini bisa dikonfrontir dengan biaya untuk kemudian bisa dinilai layak tidaknya system informasi tersebut untuk dikembangkan dan diimplementasikan.

Betty : setiap orang saat ini telah beralih ke intranet dan internet. Kita tidak memiliki pilihan selain harus berubah seiring dengan waktu. Saran saya adalah menempatkan seluruh system akuntansi kita dalam website privat kita. Dengan cara ini, setiap kita dapat mengakses system dari manapun. Saya tidak khawatir dengan hacker. Kita dapat menetapkan password untuk mengakses apapun yang ada di web.

Argument Kelompok

Beralih ke intranet dan internet memang sudah menjadi pilihan mutlak bagi mereka jika ingin survive saat ini dan menjaga efektivitas pengelolaan system informasi perusahaan. Menempatkan seluruh system akuntansi ke dalam website privat memungkinkan ketersediaan data atau informasi yang bisa diakses dari manapun dan oleh siapapun yang membutuhkan (pengguna). Utamanya pihak dari kantor pusat di Chicago yang ingin memonitor divisi Arco itu sendiri.

Masalah keamanan yang dikhawatirkan oleh Brad seharusnya bukan menjadi hal yang terlalu menakutkan. Meskipun merupakan hal yang kritis untuk dipertimbangkan namun saat ini berbagai system keamanan telah banyak digunakan untuk menjamin keamanan dalam menggunakan intranet dan internet. Misalnya dengan penggunaan password untuk mengakses web privat perusahaan. Hal ini untuk memastikan bahwa server hanya bisa diakses oleh orang-orang yang telah diotorisasi. Selain itu penggunaan firewall dan proxy juga menjadi penopang system keamanan.

Hal-hal penting yang perlu dipertimbangkan ketika rencana Betty diterapkan :

Secara teoritis, untuk mengembangkan system informasi maka perlu perencanaan yang system yang cermat. Perencanaan ini mencakup estimasi dari kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk pengembangan system ini serta untuk mendukung operasinya setelah diterapkan.

Menurut kelompok kami, berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk menjalankan rencana manajer informasi (Betty) :

-          Dana, yakni besarnya dana yang dibutuhkan dan tersedia untuk pelakasanaan ide tersebut.

-          Analisis cost-benefit. Artinya jika berdasarkan hasil analisis ini ditemukan bahwa manfaat yang akan diperoleh lebih besar dari biaya yang akan dikeluarkan maka proyek pengembangan system informasi menggunakan intranet yang terhubung dengan internet ini layak untuk dilanjutkan atau diimplementasikan. Begitupula sebaliknya.

-          System keamanan web server yang akan dibuat perlu mendapat perhatian lebih.

-          Pengenalan sistem baru / training kepada karyawan lain agar tidak menyebabkan ketegangan dan stress.

Tweet